Peut-on mettre les livrables des clients dans la base de connaissances du cabinet ?

Pas tels quels. La charte de Syntec Conseil interdit d'utiliser les informations confiées par un client pour un autre usage que celui pour lequel il les a communiquées. Ce qui peut entrer, c'est la méthode, débarrassée de tout élément du client, et seulement si votre contrat ne l'interdit pas.

Qui doit tenir la base de savoir du cabinet ?

Une personne nommée, qui décide de ce qui entre, fixe une date de revue pour chaque document et retire ce qui est périmé. Sans elle, la base se remplit de versions contradictoires et l'assistant répond avec la mauvaise.

Capitalisation des connaissances en cabinet de conseil

Capitaliser les connaissances d'un cabinet de conseil, c'est rassembler ce que le cabinet sait faire (méthodes, grilles, modèles, retours d'expérience) dans une base que les consultants et un assistant IA peuvent interroger. La règle qui commande tout le reste : le savoir du cabinet et les informations des clients ne vont pas dans la même base. Les premières se capitalisent. Les secondes servent la mission pour laquelle elles ont été confiées, puis sont restituées ou détruites.

Quand le cabinet livre des assistants à ses clients, cette séparation devient concrète : il y a la base du cabinet, et une base par client.

Ce que font déjà certains cabinets

Selon un article de Consultor du 07/09/2023, McKinsey a créé un outil d'IA générative interne, Lilli, qui centralise les connaissances du cabinet. Selon un autre article de Consultor, du 18/11/2025, PMP Strategy associe un prompt (la consigne donnée à l'IA) à des documents internes, comme des livrables d'expertise, pour créer des agents spécialisés. Dans les deux cas, l'IA donne accès au savoir accumulé, ce qui oblige à savoir précisément ce que la base contient.

Ce que dit la déontologie du conseil

La charte professionnelle et déontologique de Syntec Conseil (décembre 2025) est claire sur les informations confiées par un client. Le conseil doit les protéger, « y compris en interne vis-à-vis des équipes n'ayant pas à en connaître ». Il les restitue et les détruit « le cas échéant le moment venu ». Et surtout : « Il s'interdit toute utilisation de ces informations privilégiées pour un usage autre que celui au titre duquel elles lui ont été communiquées. »

Verser un rapport client dans une base partagée, c'est l'exposer à d'autres missions. Le guide de la CNCPI (Compagnie nationale des conseils en propriété industrielle) de juillet 2026 cite d'ailleurs, parmi les risques d'un outil d'IA hébergé par le cabinet, les « risques de divulgation entre différents clients ».

Ce qui entre, ce qui reste dehors

Type de contenu	Base du cabinet	Base d'un client	Condition
Méthodes, trames d'entretien, grilles d'analyse	Oui	Oui, si elles servent la mission	Rédigées par le cabinet, sans élément client
Modèles de livrables (plans, gabarits)	Oui	Selon le contrat	Vidés de tout contenu client
Retours d'expérience	Oui, réécrits	Non	Sans nom, sans chiffre, sans détail permettant de reconnaître le client
Livrables remis à un client	Non	Oui, pour ce client	Le contrat dit ce que le cabinet peut en garder
Documents internes du client (procédures, données, contrats)	Jamais	Oui, pour ce client	À restituer ou détruire en fin de mission
Données personnelles des salariés ou des clients du client	Jamais	Seulement si l'assistant en a besoin	Analyse préalable au titre du règlement général sur la protection des données (RGPD)

Une ligne « selon le contrat » n'est pas une permission. La propriété des livrables et ce que le cabinet peut réutiliser se règlent dans la lettre de mission, au cas par cas, avec votre conseil juridique.

Cloisonner par client

Quand un cabinet livre des assistants à plusieurs clients, chaque client doit avoir son espace : sa base de documents, ses réglages, ses historiques de conversation, et la liste des personnes du cabinet qui y ont accès. Vérifiez sur la plateforme que vous utilisez :

qu'un client ne peut pas voir l'espace d'un autre ;
que vous pouvez limiter l'accès de chaque consultant aux seuls clients qu'il suit ;
que vous pouvez exporter puis supprimer tout le contenu d'un client en fin de contrat ;
que la base du cabinet, si elle est partagée avec les assistants des clients, ne contient rien qui vienne d'un autre client.

Faire vivre la base

Une base de savoir se dégrade vite : deux versions d'une même méthode, un modèle périmé, une grille corrigée dans un dossier mais pas dans l'autre. Un assistant qui lit la base répondra avec la version qu'il trouve. Quatre règles simples :

Un propriétaire par document. La personne qui le met à jour et répond de son contenu.
Une date de revue. Six ou douze mois selon le sujet ; à l'échéance, on confirme, on corrige ou on retire.
Une seule version en ligne. Les anciennes sont archivées hors de la base que l'assistant interroge.
Une entrée contrôlée. Le référent du savoir valide chaque ajout, en particulier l'absence d'élément client.

En fin de mission

La charte de Syntec Conseil fait de la « clôture formalisée » un engagement qualité, avec l'« archivage des données ». Pour un assistant, ajoutez à la clôture : export remis au client, suppression de sa base chez vous, et trace écrite des deux. La méthode complète figure dans la livraison type.